ELEMENTOS INDISPENSABLES DE LA OFICINA EN CASA

Los profesionales independientes que se dedican a actividades que se pueden realizar con un ordenador necesitan un espacio definido donde trabajar. Los que desarrollan su actividad en las oficinas u otras dependencias del cliente, en su vehículo o en cualquier otro lugar, necesitan un espacio donde tener en orden sus archivos, su papeleo contable o cualquier otro elemento que necesiten para el desarrollo de su actividad profesional. Para muchos, eso significa establecer una oficina en casa.

Cuando se trabaja desde casa, disponer de un buen lugar de trabajo es esencial para asegurarse de que el trabajo se realiza con eficacia. No tiene por qué ser una habitación independiente, pero debe ser un espacio cómodo, que te permita hacer tu trabajo sin distracciones. Si no puedes tener una oficina completa en casa, puedes considerar la posibilidad de instalar un escritorio y una silla en una habitación o en un rincón tranquilo de tu casa. Esta será una de las decisiones más importantes que tomarás como profesional independiente que teletrabaja.

En mi caso particular, yo tengo una habitación de mi casa dedicada a mi oficina profesional. Al principio, cuando empecé a trabajar como freelancer, me apañaba con el portátil en una esquina de la mesa del salón. Poco a poco, según fue aumentando mi volumen de trabajo, me di cuenta de que tenía que buscar un sitio aparte para desarrollarlo. Las visitas, las llamadas familiares de teléfono, las tareas domésticas, la tele, la música de mis hijos, mi marido haciendo bricolaje…, en fin, las cosas normales que pasan en un domicilio cualquiera y que deben ocurrir lejos del ambiente profesional. Porque la solución no es mandar a todo el mundo que se mantenga en silencio mientras tú trabajas, sino buscar el sitio adecuado para hacerlo sin que nadie te moleste y sin que tú tampoco les molestes a ellos. Al fin y al cabo, están en su casa.

Una opción es montar tu oficina en una habitación de invitados o en un dormitorio libre. Esta solución tiene sus pros y sus contras. El lado positivo es que dispondrás de una habitación entera para tu despacho, lo que te dará mucho espacio para poner todo lo que necesitas: estanterías, archivadores, escritorio, etc. Además, la habitación tendrá ventanas, sus propias tomas de corriente y sistema de calefacción/refrigeración que se pueden controlar por separado del resto de la casa.

El lado negativo es que, si utilizas una habitación de invitados como oficina, ya no podrás recibir invitados. Además, es posible que te sientas como si estuvieras en el trabajo incluso cuando deberías estar descansando en casa. Y si vives en una casa pequeña o en un apartamento con un solo dormitorio, no dispondrás de ninguna habitación libre para un despacho.

Otra opción es instalar la oficina en algún otro rincón de la vivienda. Quizá un extremo de la mesa de la cocina pueda servir de escritorio. Tal vez haya un lugar en el salón donde alguien pueda sentarse frente a un ordenador portátil, encima de una mesita auxiliar o de café. O tal vez puedas encontrar un espacio sin utilizar bajo las escaleras. Personalmente, yo no te aconsejo esta opción, más que en el caso de momentos puntuales en los que debas hacer una consulta o una gestión rápida. Si tienes bastante volumen de trabajo, estos lugares provisionales te restarán concentración, aparte de que tendrás tus cosas del trabajo repartidas por toda la casa. En este otro post, TELETRABAJO, LA OFICINA EN CASA te explico algunos aspectos generales respecto a la organización de este espacio tan importante.

Puede que no tengas todos los elementos necesarios para una oficina completa, pero, como mínimo, intenta cubrir lo siguiente para convertir tu habitación libre en un espacio de trabajo productivo:

Un escritorio. Pasarás mucho tiempo trabajando en él, por lo que debe ser lo suficientemente grande como para albergar todos tus materiales de trabajo, así como tu ordenador y sus accesorios. Utiliza un escritorio si es posible, pero también puedes utilizar una mesa grande. También deberías considerar un escritorio de altura regulable o un escritorio de pie. Si trabajas muchas horas, estar sentado todo el día puede afectar negativamente a tu salud.

Una silla ergonómica. Este es otro elemento importante de tu oficina en casa. Pasarás mucho tiempo sentado en la silla, así que asegúrate de que mantiene tu espalda recta y es ajustable. Si ves que adoptas una mala postura con demasiada frecuencia, prueba a colocar almohadas en el respaldo de la silla para que te sirvan de apoyo.

Iluminación adecuada. Lo mejor es la luz natural (la luz del día ayuda a mantenerte despierto y alerta), pero, si no es posible, invierte en algunas buenas lámparas o accesorios de iluminación para ayudar a iluminar tu espacio de trabajo.

Climatización. Tan importante como la luz, es trabajar a una temperatura adecuada. En mi caso particular, debo conseguir que las manos y particularmente los dedos, se mantengan calientes mientras uso el ratón y el teclado. Cuando llevas un rato quieto, pendiente de la pantalla, concentrado en lo que estás haciendo, no te das cuenta, pero unas manos frías tienen menos sensibilidad y trabajan a peor ritmo.

Un sitio tranquilo. El espacio que elijas para tu oficina en casa debe ser tranquilo y estar libre de distracciones.

Conexión telefónica e internet. Si pasas mucho tiempo al teléfono con clientes o compradores y tienes problemas para atender las llamadas que llegan a tu teléfono móvil, te conviene conseguir una línea telefónica fija para tu oficina en casa, de modo que puedas seguir el ritmo de las exigencias de tu negocio. Aunque hoy en día los teléfonos inteligentes tienen todo lo necesario para administrar llamadas, videollamadas, reuniones en línea, etc, puede resultarte útil un teléfono fijo o una segunda línea, para cuando tengas ocupada la línea principal. Pagar por el acceso a Internet también es importante, porque seguro que necesitarás estar conectado a la red.

Estos son los que yo considero los elementos indispensables. Cualquier otra comodidad añadida contribuirá a incrementar la comodidad y, por extensión, la creatividad y la productividad. El límite lo pones tú.

Si quieres saber más sobre mi experiencia como freelancer, consulta estos otros posts:

CÓMO SER UN PROFESIONAL INDEPENDIENTE (I)

CÓMO SER UN PROFESIONAL INDEPENDIENTE (II)